Wichtige Neuerungen beim Betriebsstättenbegriff: Was das neue BMF-Schreiben für Ihr Unternehmen bedeutet

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 13. Februar 2026 den Entwurf eines neuen Verwaltungsschreibens zum steuerlichen Begriff der Betriebsstätte veröffentlicht. Nach mehr als 20 Jahren wird die Verwaltungsauffassung zum Betriebsstättenbegriff damit erstmals grundlegend neu konkretisiert. Das über 51 Seiten umfassende Dokument berücksichtigt die aktuelle Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) und greift die Regelungen des aktuellen OECD-Musterabkommens sowie des korrespondierenden OECD-Musterkommentars auf.

Warum ist das Thema „Betriebsstätte" für Ihr Unternehmen relevant?

Der Begriff der Betriebsstätte ist im Steuerrecht von zentraler Bedeutung: Wo eine Betriebsstätte liegt, entscheidet darüber, in welchem Land Gewinne besteuert werden – sowohl in Deutschland als auch im Ausland. Das Vorliegen einer Betriebsstätte ist im Steuerrecht äußerst streitanfällig und trotz zahlreicher Hinweise durch die Rechtsprechung fehlen bislang klare Abgrenzungskriterien. Dies betrifft vor allem Unternehmen, die im Ausland tätig sind, ausländische Dienstleister beauftragen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice beschäftigen oder grenzüberschreitende Strukturen unterhalten.

Das neue BMF-Schreiben schafft nun eine aktualisierte und systematisierte Verwaltungsauffassung, auf die sich Finanzbehörden und Unternehmen zukünftig gleichermaßen berufen werden.

Was ist eine Betriebsstätte? Die grundlegende Definition

Für die Anwendung einer Reihe von ertragsteuerlichen Vorschriften des nationalen und internationalen Steuerrechts ist das Bestehen einer Betriebsstätte nach § 12 AO eine Tatbestandsvoraussetzung. Die Grundsätze gelten für die Ertragsbesteuerung von unbeschränkt und beschränkt Steuerpflichtigen gleichermaßen und legen den Fokus auf steuerliche Sachverhalte mit Auslandsbezug.

Der Begriff der Betriebsstätte ist grundlegend in § 12 Satz 1 AO definiert. Demnach ist eine Betriebsstätte jede feste Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient. Für das Vorliegen einer Betriebsstätte müssen nach ständiger Rechtsprechung im Wesentlichen vier Voraussetzungen kumulativ erfüllt sein:

Eine Geschäftseinrichtung oder Anlage: Hierzu zählt jeder körperliche Gegenstand und jede Zusammenfassung von körperlichen Gegenständen, die geeignet sind, Grundlage einer Unternehmenstätigkeit zu sein. Im Einzelfall können auch eine Büroecke mit Schreibtisch und Aktenschrank oder ein Laptop eine Geschäftseinrichtung darstellen.
Örtliche und zeitliche Festigkeit: Die Geschäftseinrichtung muss bestimmt sein, an einem bestimmten geographischen Ort für eine gewisse Dauer zu verbleiben. Eine hinreichende zeitliche Festigkeit besteht, wenn die Beziehung der Geschäftseinrichtung zur Erdoberfläche mehr als sechs Monate bestanden hat.
Unmittelbares Dienen für das Unternehmen: Die Einrichtung muss der eigenen unternehmerischen Tätigkeit des Unternehmens dienen, und zwar sowohl durch die Ausübung oder Förderung einer eigenen Tätigkeit als auch durch eine gewisse räumliche und zeitliche „Verwurzelung" am Ort der Tätigkeit. Ein Indiz für das Vorliegen einer räumlichen Verwurzelung liegt insbesondere dann vor, wenn dem Unternehmen eine personenbeschränkte Nutzungsstruktur, etwa ein Spind oder ein Schließfach, innerhalb der Geschäftseinrichtung überlassen ist.
Verfügungsmacht: Das Unternehmen muss eine nicht nur vorübergehende Verfügungsmacht über die Geschäftseinrichtung oder Anlage innehaben. Es ist grundsätzlich erforderlich, dass das Unternehmen eine Rechtsposition innehat, die ihm nicht ohne Weiteres entzogen oder gegen seinen Willen verändert werden kann. Das Unternehmen muss die Geschäftseinrichtung jederzeit selbständig in einer für die konkrete Unternehmenstätigkeit notwendigen Art und Weise nutzen können.

Wichtig: Diese Tatbestandsmerkmale sind nicht isoliert, sondern stets in ihrer Wechselwirkung zueinander im Rahmen einer Gesamtwürdigung des Einzelfalls zu betrachten. Das bedeutet konkret: Eine schwächere Ausprägung eines Merkmals kann durch eine besonders starke Ausprägung eines anderen ausgeglichen werden.

Neuheit: Zweistufige Prüfung bei grenzüberschreitenden Sachverhalten

Ein wesentlicher Aspekt des neuen Schreibens betrifft die Systematik der Prüfung bei internationalen Bezügen:

Das BMF-Schreiben hebt klar hervor, dass die Betriebsstättenbegründung zweistufig zu prüfen ist. Auf der ersten Stufe erfolgt eine Prüfung anhand nationaler Regelungen aus §§ 12, 13 AO. Erst auf einer zweiten Stufe wird die Prüfung auf die Ebene des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) gehoben.

Dies hat eine wichtige praktische Konsequenz: Selbst wenn nach deutschem Recht eine Betriebsstätte vorliegt, kann ein DBA das deutsche Besteuerungsrecht einschränken und umgekehrt. Beide Ebenen müssen sorgfältig und in der richtigen Reihenfolge geprüft werden.

Besonders praxisrelevante Einzelfälle aus dem neuen BMF-Schreiben

Das neue Schreiben behandelt eine Reihe von Konstellationen, die im Unternehmensalltag häufig vorkommen. Die wichtigsten stellen wir Ihnen nachfolgend vor.

1. Homeoffice – Keine Betriebsstätte des Arbeitgebers, aber mit Ausnahmen

Die Tätigkeit eines Arbeitnehmers in dessen häuslichem Homeoffice begründet in der Regel weder eine Betriebsstätte des Arbeitgebers nach § 12 Satz 1 AO noch nach dem OECD-Musterabkommen. Der Arbeitgeber verfügt typischerweise nicht über eine ausreichende Verfügungsmacht über die häuslichen Räumlichkeiten des Arbeitnehmers.

Dies gilt grundsätzlich auch bei Übernahme der Kosten für das Homeoffice und dessen Ausstattung durch den Arbeitgeber. Auch der Abschluss eines Mietvertrages über häusliche Räume des Arbeitnehmers begründet regelmäßig keine ausreichende Verfügungsmacht des Arbeitgebers.

Wichtige Ausnahme – Leitungsfunktionen: Durch die Ausübung von Leitungsfunktionen im Homeoffice kann eine Geschäftsleitungsbetriebsstätte begründet werden. Für die Begründung einer Stätte der Geschäftsleitung ist der Ort maßgebend, an dem geschäftsleitende Handlungen des Tagesgeschäfts eines Unternehmens tatsächlich vorgenommen werden. Der Ort der Geschäftsleitung kann sich daher auch in den Privaträumen des Geschäftsleiters befinden.

Neue internationale Grenze: Das BMF verweist auf das im November 2025 veröffentlichte Update des OECD-Musterkommentars zu Art. 5 OECD-MA bezüglich Homeoffice-Betriebsstätten. Mit der Aktualisierung hat die OECD eine quantitative Schwelle von 50 % eingeführt, wonach ein Steuerpflichtiger, der weniger als die Hälfte seiner Arbeitszeit im Homeoffice verbringt, dort keine Betriebsstätte begründet.

Handlungsempfehlung: Überprüfen Sie, ob Führungskräfte oder Geschäftsführer wesentliche Leitungsentscheidungen aus dem Homeoffice – insbesondere im Ausland – treffen. Dies kann unbeabsichtigt eine Betriebsstätte begründen und zu einer zusätzlichen Steuerpflicht im Tätigkeitsstaat führen.

2. Tätigwerden in fremden Räumen – Entscheidend ist die Verfügungsmacht

Das neue BMF-Schreiben klärt, wann die Nutzung von Räumlichkeiten eines Vertragspartners eine eigene Betriebsstätte begründet:

Nach Auffassung des BMF dienen fremde Räume dem Unternehmen des Steuerpflichtigen nur dann, wenn dieser in diesen Räumen seine eigene unternehmerische Tätigkeit ausübt. Ein bloßes Tätigwerden in den Räumlichkeiten eines Vertragspartners genügt nicht. Eine Verfügungsmacht über die fremden Räume ist nur dann gegeben, wenn diese aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen zur jederzeitigen Verfügung stehen.

Ein IT-Berater, der über einen Zeitraum von 12 Monaten in den Räumlichkeiten eines Auftraggebers tätig wird und jederzeit einen Schreibtisch über Desk-Sharing zur Verfügung hat, begründet eine Betriebsstätte, wohingegen ein Reinigungsunternehmen mangels selbständigem Nutzungsanspruch keine hinreichende Verfügungsmacht hat.

Handlungsempfehlung: Wenn Sie Dienstleister dauerhaft in Ihren Räumlichkeiten einsetzen oder selbst dauerhaft in Räumen Ihrer Auftraggeber tätig sind, sollte in jedem Einzelfall geprüft werden, ob dies eine Betriebsstätte begründet.

3. Desk-Sharing – Neue Klarstellungen zur Verfügungsmacht

Das BMF-Schreiben äußert sich erstmals konkret zum Desk-Sharing, das in modernen Arbeitswelten weit verbreitet ist: Beim Desk-Sharing, bei dem mehrere Unternehmen eine begrenzte Zahl von Arbeitsplätzen in einer gemeinsamen Räumlichkeit nutzen, liegt eine ausreichende Verfügungsmacht dann vor, wenn eine verlässliche Aussicht besteht, regelmäßig einen Arbeitsplatz zu erhalten. Dies ist zumindest dann der Fall, wenn die Anzahl der Arbeitsplätze anhand der typischen wöchentlichen Auslastung des Büros berechnet wird und entsprechend viele Arbeitsplätze den potenziellen Nutzern dauerhaft zur Verfügung gestellt werden.

Handlungsempfehlung: Wenn Ihre Mitarbeiter im Ausland regelmäßig Desk-Sharing-Arbeitsplätze nutzen, sollten Sie prüfen, ob dies eine Betriebsstätte begründet – und die vertraglichen Grundlagen entsprechend dokumentieren.

4. Dienstleistungs- und Managementgesellschaften – Vorsicht bei Beauftragung

Die Beauftragung von Dienstleistungs- oder Managementgesellschaften kann ebenfalls eine Betriebsstätte in deren Räumen begründen. Sofern der Steuerpflichtige keine eigene Verfügungsmacht über diese Räumlichkeiten hat, kann diese durch eine eigene unternehmerische Tätigkeit des Steuerpflichtigen in diesen Räumlichkeiten ersetzt werden, etwa bei Identität der Leitungsorgane oder der fortlaufenden Überwachung der Gesellschaft in den Räumlichkeiten. Zur Begründung einer Betriebsstätte genügt es jedoch nicht, wenn der Steuerpflichtige in den Räumlichkeiten lediglich Aufgaben übertragen bekommen hat, ohne eigene unternehmerische Tätigkeiten auszuüben.

Handlungsempfehlung: Wenn Ihr Unternehmen externe Management- oder Servicegesellschaften beauftragt und deren Räumlichkeiten regelmäßig durch eigene Führungskräfte aufgesucht werden, besteht möglicherweise eine nicht beabsichtigte Betriebsstätte.

5. Bauausführungen und Montagen – Neue Klarstellungen zur Sechsmonatsfrist

Nach § 12 Satz 2 Nr. 8 AO stellen Bauausführungen oder Montagen, auch örtlich fortschreitende oder schwimmende, Betriebsstätten dar, wenn die einzelne Bauausführung oder Montage, eine von mehreren zeitlich nebeneinander bestehenden oder mehrere ohne Unterbrechung aufeinander folgende Bauausführungen oder Montagen länger als sechs Monate dauern.

Separate Bauausführungen und Montagen sind für die Sechsmonatsfrist grundsätzlich nicht zusammenzufassen. Im grenzüberschreitenden Kontext gilt nach dem OECD-Musterabkommen eine längere Frist von zwölf Monaten, und zeitlich nebeneinander oder aufeinander folgende Bauausführungen sind abkommensrechtlich getrennt zu beurteilen, sofern zwischen ihnen kein technischer oder organisatorischer Zusammenhang besteht.

Handlungsempfehlung: Bau- und Montageunternehmen, die im Ausland tätig sind, sollten die Laufzeiten ihrer Projekte sorgfältig überwachen und bei mehreren Projekten im selben Land prüfen, ob ein wirtschaftlicher Zusammenhang besteht, der zur Zusammenfassung der Fristen führt.

6. Ständiger Vertreter – Betriebsstätte ohne feste Einrichtung möglich

Auch ohne eine eigene feste Geschäftseinrichtung kann im Ausland eine Steuerpflicht entstehen: Ein sogenannter ständiger Vertreter kann eine Betriebsstätte begründen. Ständiger Vertreter nach § 13 AO ist eine Person, die nachhaltig die Geschäfte eines Unternehmens besorgt und dabei dessen Sachanweisungen unterliegt. Eine nachhaltige Geschäftsbesorgung liegt vor, wenn sie mit einer gewissen Plan- und Regelmäßigkeit erfolgt, also ein wiederholtes, mehr als kurzfristiges Tätigwerden auf Grundlage eines im Voraus gefassten Willensentschlusses voraussetzt.

Abkommensrechtlich geht die Vertreterbetriebsstätte noch weiter: Für eine Vertreterbetriebsstätte nach dem OECD-Musterabkommen braucht es entweder eigene Vertragsabschlüsse oder zumindest eine führende Rolle dabei. Das Bestehen einer entsprechenden Vollmacht ist nicht zwingend erforderlich.

Handlungsempfehlung: Wenn externe Vermittler, Handelsvertreter oder Mitarbeiter regelmäßig im Ausland Verträge abschließen oder vorbereiten, sollte geprüft werden, ob dadurch eine Vertreterbetriebsstätte entsteht.

Kritische Stimmen aus der Steuerberatungspraxis

Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) begrüßt den Entwurf grundsätzlich, übt jedoch auch Kritik: Der Entwurf übernimmt die Sicht des BFH, wonach die Merkmale einer Betriebsstätte nicht isoliert, sondern anhand einer Gesamtwürdigung des Einzelfalls und in ihrer Wechselwirkung zu prüfen sind. Dies führt zu komplexen Abwägungen und erhöht den Prüfungs- und Dokumentationsaufwand in der Praxis erheblich.

Unklar bleibt aus Sicht des DStV unter anderem die Bedeutung personenbeschränkter Nutzungsmöglichkeiten. So kann die Überlassung eines Spinds zur Annahme einer Betriebsstätte führen. Ebenso klärt der Entwurf die Bedeutung der Verfügungsmacht über Geschäftseinrichtungen oder die Bewertung von Desk-Sharing nicht ausreichend. Auch bei der Begründung einer Geschäftsleitungsbetriebsstätte im Homeoffice lässt das Schreiben klare Kriterien vermissen.

Der DStV empfiehlt, konkretere Leitlinien aufzunehmen, die praxisnah erläutern, welche Kriterien maßgeblich und wie sie nachzuweisen sind. Zudem regt er eine strukturelle Überarbeitung des Betriebsstättenbegriffs an – etwa mit einer stärker tätigkeitsbezogenen Definition, orientiert am OECD-Musterabkommen.

Es bleibt daher abzuwarten, wie das endgültige BMF-Schreiben aussehen wird. Wir beobachten die weiteren Entwicklungen für Sie aufmerksam.

Fazit und unsere Handlungsempfehlungen

Das neue BMF-Schreiben bringt nach mehr als zwei Jahrzehnten wichtige Klarstellungen – zeigt aber auch, dass die Beurteilung einer Betriebsstätte weiterhin komplex und einzelfallabhängig bleibt. Für Unternehmen und Steuerpflichtige bedeutet dies, Inbound- und Outbound-Strukturen, Regelungen für Homeoffice und Remote Work sowie Vertretermodelle gründlich zu prüfen, um das Risiko unbeabsichtigter Betriebsstätten zu vermeiden.

Wir empfehlen Ihnen insbesondere folgende Maßnahmen:

Überprüfung Ihrer internationalen Strukturen: Prüfen Sie, ob Mitarbeiter, Vertreter oder Dienstleistungsbeziehungen im Ausland unbeabsichtigte Betriebsstätten begründen könnten.
Homeoffice-Regelungen für Führungskräfte: Klären Sie, ob Führungspersonen wesentliche Leitungsentscheidungen aus dem Homeoffice – insbesondere im grenzüberschreitenden Kontext – treffen, und dokumentieren Sie dies sorgfältig.
Überprüfung von Vertretermodellen: Prüfen Sie, ob externe Dienstleister oder Handelsvertreter im In- oder Ausland als ständige Vertreter anzusehen sind und damit eine Steuerpflicht auslösen.
Dokumentation: Halten Sie Verträge, Nutzungsvereinbarungen und tatsächliche Nutzungsgewohnheiten von Räumlichkeiten sorgfältig dokumentiert. Im Streitfall mit dem Finanzamt ist eine lückenlose Dokumentation entscheidend.
Bau- und Montageprojekte: Überwachen Sie bei Projekten im Ausland aktiv die Projektdauer und prüfen Sie mögliche Zusammenfassungen mehrerer Projekte.

Wir stehen Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung, um Ihre individuelle Situation zu analysieren und gemeinsam mit Ihnen geeignete Maßnahmen zu entwickeln.