Reisekosten: Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten verständlich erklärt

In den Jahren nach dem Ende der Corona-Pandemie hat das Thema „Reisekosten“ wieder an Bedeutung gewonnen. Angesichts der häufigen Unsicherheiten bezüglich der Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten möchten wir in diesem Artikel für Klarheit sorgen und die wichtigsten Aspekte beleuchten.

1. Reisekosten

Prinzipiell gibt es für sämtliche steuerfreien Bezüge eine Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto. Hierunter fallen auch alle steuerfrei erstatteten Reisekosten (Fahrtkosten, Hotelkosten, Verpflegungsmehraufwand, etc.), Umzugskosten und Kosten für die doppelte Haushaltsführung (vgl. § 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV i.V.m. § 3 Nr. 16 EStG). Daneben ergibt sich grundsätzlich eine Bescheinigungspflicht für steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei einer Auswärtstätigkeit sowie steuerfreie Vergütungen bei einer doppelten Haushaltsführung (vgl. § 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 10 EStG). Keine Bescheinigungspflicht besteht hingegen, wenn die Reisekostenvergütungen getrennt von der Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgezeichnet werden. Hierzu ist es erforderlich, dass das Betriebsstättenfinanzamt die gesonderte Aufzeichnung der steuerfreien Reisekostenerstattungen außerhalb des Lohnkontos zugelassen hat (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 Satz 2 LStDV). Grundsätzlich muss der Arbeitgeber die Aufzeichnungsmöglichkeit außerhalb des Lohnkontos schriftlich beantragen und das Betriebsstättenfinanzamt muss diesem Verfahren ausdrücklich zustimmen. Gern unterstützen wir Sie hierbei. Falls Sie einzelne Bestandteile auch weiterhin im Lohnkonto aufzeichnen und anschließend bescheinigen möchten, sprechen Sie uns gerne an, in diesem Fall erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen eine individuelle Lösung. Sollten Sie bereits über einen entsprechenden Antrag verfügen, wären wir Ihnen für eine kurze Mitteilung dankbar, sodass wir dies in unseren Unterlagen vermerken können. Sofern Sie sich gegen diesen Antrag entscheiden, empfehlen wir Ihnen dringend, ab 2024 sämtliche Reisekosten im Lohnkonto aufzuzeichnen. Auch ist es möglich, dass das Finanzamt unseren Antrag ablehnt, auch in diesem Fall ist ein Ausweis erforderlich.

Natürlich gibt es kaum eine Regelung ohne Ausnahme, so auch hier: Sofern Sie bereits vor 2004 die steuerfreien Lohnbestandteile außerhalb des Lohnkontos aufgezeichnet haben (und hiervon auch zu keiner Zeit abgewichen sind) gilt aus Vereinfachungsgründen eine stillschweigende Zustimmung der Finanzverwaltung zu diesen Aufzeichnungserleichterungen des Arbeitgebers auch ohne ausdrückliche Antragstellung des Arbeitgebers als erteilt. Falls dies auf Sie zutrifft, bitten wir auch hier um eine kurze Mitteilung.

2. Mahlzeitengestellung – Ausweis Großbuchstabe M

Für unentgeltliche Mahlzeiten bis 60 EUR (inkl. USt), die dem Arbeitnehmer anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt wurden und die mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten sind, ist grundsätzlich – unabhängig von der Zahl der gewährten Mahlzeiten – der Großbuchstabe M in Nummer 2 der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen. Wir bitten Sie zukünftig einmal jährlich, spätestens jedoch bei Austritt des betroffenen Arbeitnehmers, um Mitteilung, falls diesem eine unentgeltliche Mahlzeit anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit gewährt wurde (z.B. Frühstück bei einer Hotelübernachtung), sodass wir den Großbuchstaben M in die Lohnsteuerbescheinigung aufnehmen können.

Generelles zur Mahlzeitengestellung: Übliche Mahlzeiten (Preis bis 60 EUR) anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit sind nicht zu besteuern, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit steuerlich dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale geltend machen könnte. Die für den Tag der Auswärtstätigkeit in Betracht kommende Verpflegungspauschale ist wegen der Mahlzeitengestellung des Arbeitgebers zu kürzen. Unerheblich ist, ob der Arbeitnehmer die zur Verfügung gestellte Mahlzeit zu sich genommen hat oder nicht. Sollte der Arbeitnehmer dem Grunde nach keine Verpflegungsmehraufwendungen beanspruchen können (Abwesenheit von weniger als 8 Stunden oder Ablauf der Dreimonatsfrist), wird die Besteuerung einer üblichen Mahlzeit in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes vorgenommen.

3. Deutschlandticket/Jobticket

Stellen Sie Ihrem Arbeitnehmer ein Deutschlandticket / Jobticket zur Verfügung oder erstatten Sie ihm die monatlichen Kosten hierfür, handelt es sich i.d.R. nicht um Reisekosten sondern um Kosten/Erstattungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Werden diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt, sind diese nach § 3 Nr. 15 EStG steuerfrei. Diese steuerfreien Leistungen mindern den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers und sind daher in der Lohnsteuerbescheinigung zu bescheinigen. Da diese i.d.R. ohne großen Aufwand im Lohnkonto aufgezeichnet und dementsprechend in der Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden können, umfasst der unter Punkt 1 besagte Antrag diese Aufwendungen nicht. Prinzipiell ist es auch möglich, die Auszahlung über die Lohnabrechnung abzuwickeln, sollte dies für Sie interessant sein, sprechen Sie gern Ihren zuständigen Lohnsachbearbeiter an.

Sollten Sie Ihren Mitarbeitern neben den oben genannten Positionen noch weitere Kosten steuerfrei erstatten, sprechen Sie uns auch diesbezüglich gerne an.

Falls Sie Fragen haben können Sie sich an unsere Kollegin Frau Gümpel (lea-sophie.guempel@schomerus.de) oder die zuständige Partnerin Frau Häßler (karin.haessler@schomerus.de) wenden, sie helfen Ihnen gern weiter.

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