KI am Arbeitsplatz: Was Arbeitgeber wissen müssen

Künstliche Intelligenz ist längst keine Zukunftsmusik mehr. ChatGPT schreibt E-Mails, KI-Tools optimieren Personalprozesse, und Algorithmen treffen Vorauswahlen bei Bewerbungen. Was gestern noch Science-Fiction war, gehört heute in vielen Unternehmen zum Alltag. Doch mit der technologischen Revolution kommen neue rechtliche Fragen: Dürfen Mitarbeiter KI-Tools nutzen? Wer haftet bei Fehlern? Und was ist mit dem Datenschutz? Wir erklären die wesentlichen rechtlichen Leitlinien – damit der Einsatz von künstlicher Intelligenz ein Erfolg wird.

Die Ausgangslage: 

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren enorm an Fahrt aufgenommen. Arbeitgeber möchten die Vorteile von KI nutzen: Effizienzsteigerung, Kostenersparnis, bessere Entscheidungsgrundlagen. Die Frage lautet also nicht ob, sondern wie KI rechtskonform am Arbeitsplatz eingesetzt werden kann.

Der rechtliche Rahmen:

Beim Einsatz von KI sind einige rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Dazu zählen unter anderem:

1. Mitbestimmung des Betriebsrats

Sobald KI-Systeme das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitern überwachen oder beeinflussen können, greift das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Das betrifft zum Beispiel:

• KI-gestützte Zeiterfassungssysteme

• Algorithmen zur Leistungsbewertung

• Tools zur Verhaltensanalyse (z. B. E-Mail-Monitoring)

Ohne Betriebsvereinbarung droht hier die Unwirksamkeit der Maßnahme – und im schlimmsten Fall Schadensersatzansprüche.

2. Datenschutz

KI-Anwendungen verarbeiten häufig personenbezogene Daten. Das bedeutet bei der Verwendung von KI-Tools durch Mitarbeiter:

• Rechtsgrundlage erforderlich (Art. 6 DSGVO): Einwilligung, berechtigtes Interesse oder Vertragserfüllung

• Transparenzpflicht (Art. 13, 14 DSGVO): Mitarbeiter und ggf. Kunden müssen informiert werden, welche Daten wie verarbeitet werden

• Datensparsamkeit: Nur so viele Daten erheben, wie wirklich nötig

Besonders kritisch: Viele KI-Tools (z.B. ChatGPT) übermitteln Daten an Server außerhalb der EU. Hier gelten verschärfte Anforderungen für Drittstaatentransfers (Art. 44 ff. DSGVO).

 3. Weisungsrecht des Arbeitgebers

Darf ein Mitarbeiter ohne ausdrückliche Erlaubnis KI-Tools nutzen? Grundsätzlich nein. Der Arbeitgeber hat das Weisungsrecht und bestimmt die Arbeitsmittel. Eine eigenmächtige Nutzung von KI-Anwendungen kann:

• gegen betriebliche IT-Richtlinien verstoßen

• Datenschutzverletzungen auslösen

• Schlimmstenfalls arbeitsrechtliche Konsequenzen (bis zur Abmahnung oder Kündigung) nach sich ziehen

4. Haftung bei KI-Fehlern

Wer haftet, wenn eine KI fehlerhafte Entscheidungen trifft? Die Rechtslage ist noch nicht abschließend geklärt. Grundsätzlich gilt: Der Arbeitgeber trägt das Organisationsverschulden. Das bedeutet:

• Er muss sicherstellen, dass ggf. eingesetzte KI-Systeme ordnungsgemäß funktionieren

• Er muss Mitarbeiter angemessen schulen

• Er muss Kontrollmechanismen implementieren

Bei schwerwiegenden Fehlern (z. B. diskriminierende Algorithmen bei der Bewerberauswahl) drohen Schadensersatzansprüche und Bußgelder.

Die Risiken für Arbeitgeber:

Die Versuchung ist groß, KI-Tools einfach „laufen zu lassen" und die rechtlichen Details später zu klären. Doch genau hier lauern erhebliche Risiken:

Datenschutzverstöße: Bußgelder nach DSGVO können empfindlich sein, wenn nicht sogar existenzgefährdend ausfallen

Mitbestimmungsverstöße: Führt der Arbeitgeber KI-Systeme ohne notwendige Zustimmung des Betriebsrats ein, ist die Einführung unwirksam. Die erhobenen Daten dürfen nicht verwendet werden – auch nicht für Kündigungen oder Abmahnungen.

Diskriminierung: KI-Algorithmen können unbewusste Vorurteile (sogenannte „Bias") reproduzieren. Benachteiligt ein KI-System Bewerber aufgrund von Geschlecht, Alter oder Herkunft, verstößt das gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Die Folge: Schadensersatzansprüche der Betroffenen.

Reputationsschaden: Datenpannen oder öffentlich gewordene Verstöße gegen Arbeitnehmerrechte schaden dem Unternehmensimage – und machen es schwerer, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen.

Fazit: 

Künstliche Intelligenz bietet enorme Chancen für Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Doch ohne rechtliche Absicherung wird die Innovation schnell zur Haftungsfalle. Die gute Nachricht: Mit klaren Richtlinien, transparenter Kommunikation und einer sorgfältigen Umsetzung lassen sich die Vorteile von KI nutzen – und gleichzeitig rechtliche Risiken minimieren.

Sie möchten KI-Tools in Ihrem Unternehmen einführen oder Ihre bestehenden Systeme rechtssicher gestalten? Wir unterstützen Sie gerne – von der Erstellung maßgeschneiderter Betriebsvereinbarungen über Datenschutz-Checks bis hin zur Schulung Ihrer Führungskräfte. 

Bildnachweis:Suriya Phosri/Stock-Fotografie-ID:2216018975