Einwurf-Einschreiben: Vorsicht bei der Kündigungszustellung

Ein Arbeitgeber lädt seinen Mitarbeiter per Einwurf-Einschreiben zum betrieblichen Eingliederungsmanagement ein, die Sendungsverfolgung zeigt „zugestellt" – und trotzdem scheitert die spätere Kündigung vor Gericht am Nachweis der Zustellung des Einschreibens. Das LAG Hamburg hat mit Urteil vom 14. Juli 2025 klargestellt: Ein Einwurf-Einschreiben begründet nach der technischen Umstellung bei der Post keinen Anscheinsbeweis mehr für den tatsächlichen Zugang beim Empfänger. 

Warum ist das jetzt so wichtig?

Ob Kündigungen, Einladungen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement oder Abmahnungen: Beim Zugang kommt es auf jedes Detail an. Wenn der Arbeitnehmer bestreitet, ein wichtiges Schreiben erhalten zu haben, trägt der Arbeitgeber die Beweislast für den Zugang. Bisher galt im Grunde, dass ein Einwurf-Einschreiben der Deutschen Post im Streitfall genügt. Wie der aktuelle Fall zeigt, ist das zukünftig ein Trugschluss – mit teils gravierenden Folgen.

Der Fall: Wenn ein fehlendes BEM die Kündigung kostet

Ein langjähriger Mitarbeiter war seit 2020 wiederholt krankheitsbedingt ausgefallen – in drei Jahren über 150 Arbeitstage. Der Arbeitgeber versandte am 11. Oktober 2023 per Einwurf-Einschreiben eine Einladung zum betrieblichen Eingliederungsmanagement. Die Sendungsverfolgung der Deutschen Post zeigte: Zustellung am 14. Oktober 2023. Der Arbeitnehmer bestritt jedoch, das Schreiben je erhalten zu haben. Im Dezember 2023 sprach das Unternehmen eine krankheitsbedingte Kündigung aus – schließlich hatte der Mitarbeiter nicht auf die BEM-Einladung reagiert, und die Fehlzeiten belasteten den Betrieb erheblich. Doch sowohl das Arbeitsgericht als auch das LAG Hamburg gaben dem Arbeitnehmer recht: Die Kündigung war unwirksam.

Die Entscheidung: Einwurf-Einschreiben ist kein Anscheinsbeweis für Zustellung

Das LAG Hamburg stellte klar: Die Reproduktion des Zustellbelegs eines Einwurf-Einschreibens begründet keinen Anscheinsbeweis für den tatsächlichen Zugang.

Die Begründung des Gerichts ist nachvollziehbar:

• Der Zustellbeleg enthält weder die Adresse noch die Uhrzeit der Zustellung.

• Es werden zwei verschiedene Zustellvarianten genannt – Übergabe an einen Empfangsberechtigten oder Einwurf in die Empfangsvorrichtung – ohne dass erkennbar wäre, welche im konkreten Fall gewählt wurde.

• Anders als beim früheren Verfahren mit dem „Peel-off-Label" scannt der Zusteller heute die Sendung bereits vor dem Einwurf – was die Fehleranfälligkeit erhöht.

• Der Empfänger hat praktisch keine Möglichkeit, den angeblichen Zugang zu widerlegen, wenn er nicht einmal weiß, wann und wie zugestellt worden sein soll.

Weil der Arbeitgeber den Zugang der BEM-Einladung nicht nachweisen konnte, traf ihn eine erweiterte Darlegungslast: Er musste darlegen, dass auch ein BEM nicht zu milderen Mitteln als der Kündigung hätte führen können, was in der Praxis meist unmöglich ist.

Warum ist das so brisant?

Die Entscheidung hat weitreichende Konsequenzen für die Praxis:

1. Rechtsunsicherheit beim Standardverfahren  Viele Arbeitgeber nutzen das Einwurf-Einschreiben als vermeintlich sichere und kostengünstige Alternative zum Übergabe-Einschreiben. Diese Sicherheit ist nun dahin. Im Streitfall steht man als Arbeitgeber mit leeren Händen da – selbst wenn die Sendungsverfolgung „zugestellt" anzeigt.

2. Beweisnot bei kritischen Zustellungen  Gerade bei kündigungsrelevanten Schreiben (BEM-Einladungen, Abmahnungen, Kündigungen selbst) ist der Zugangsbeweis existenziell. Fehlt der Nachweis, kann das – wie hier – die gesamte Kündigung zu Fall bringen, auch wenn die materiellen Voraussetzungen eigentlich vorlagen.

3. Hohe Folgekosten  Das Unternehmen musste den Mitarbeiter nach dem erstinstanzlichen Urteil wieder weiterbeschäftigen. Die Kosten für Entgeltfortzahlung, Rechtsstreit und Verzögerung summieren sich – und hätten möglicherweise durch ein anderes Zustellungsverfahren vermieden werden können.

4. Praktische Probleme bei der Beweisführung  Selbst die Vernehmung des Zustellers half im konkreten Fall nicht weiter: Der Zeuge konnte sich nicht an die konkrete Zustellung erinnern und auch nicht bestätigen, dass die Unterschrift auf dem Beleg von ihm stammte. 

Was sollten Sie jetzt tun? 

• Kritische Schreiben nur noch per persönliche Übergabe oder per Boten versenden  Bei kündigungsrelevanten Dokumenten (BEM-Einladungen, Abmahnungen, Kündigungen) sollten Sie auf Kurierdienste bzw. Boten zurückgreifen, wenn keine persönliche Übergabe möglich ist.

• Schulen Sie Ihre HR-Abteilung  Sensibilisieren Sie Ihr Team für die Problematik. Ein „das haben wir immer so gemacht" ist nach diesem Urteil nicht mehr zu empfehlen.

Fazit: Sicherheit geht vor

Das LAG Hamburg hat mit dieser Entscheidung eine klare Linie gezogen: Der Zustellbeleg allein reicht nicht. Für Arbeitgeber bedeutet das: Bei wichtigen Schreiben nicht am falschen Ende sparen. Die Kosten für einen Kurierdienst sind immer günstiger als eine gescheiterte Kündigung wegen fehlenden Zugangsnachweises.

Die gute Nachricht: Mit der richtigen Vorgehensweise lassen sich diese Risiken vollständig vermeiden. Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre HR-Prozesse rechtssicher zu gestalten – von der Wahl des richtigen Zustellungswegs über die Formulierung von BEM-Einladungen bis hin zur Vorbereitung einer krankheitsbedingten Kündigung. Damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, während wir die rechtlichen Fallstricke im Blick behalten.

Fundstelle: LAG Hamburg, Urteil vom 14.07.2025 – 4 SLa 26/24

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