XRechnung: Der neue Standard für elektronische Rechnungen

Wer ist betroffen? Wie schreibt man eine XRechnung? Was ist organisatorisch zu beachten?

Ab dem 27. November 2020 dürfen Firmen ihre Rechnungen an Bundesbehörden nur noch in dem neuen Format „XRechnung“ stellen. Danach wird die XRechnung schrittweise auch für die Abrechnung mit vielen Landesbehörden und Kommunalverwaltungen zur Pflicht. Die Regelungen in den einzelnen Bundesländern unterscheiden sich zum Teil erheblich. Beispielsweise führt Bremen die Pflicht zur XRechnung zeitgleich mit dem Bund zum 27. November 2020 ein, während andere Länder erst 2024 folgen (Hessen) oder die XRechnung optional neben den bisherigen Rechnungsformaten anbieten.

Bei der XRechnung handelt es sich um ein sog. XML-Datenformat, das automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Dafür ist es für Menschen und damit für die manuelle Datenverarbeitung ungeeignet. Der Dateistandard XRechnung erfüllt die entsprechenden Vorgaben der EU an eine elektronische Rechnung. Andere europäische Länder haben eigene Standards für elektronische Rechnungen entwickelt, die in vielen Fällen nicht mit dem Format XRechnung kompatibel sind.

Wer muss XRechnungen versenden?

Grundsatz: Alle Unternehmen, die Aufträge von der öffentlichen Hand erhalten. Gegenüber Behörden müssen Beträge von mehr als € 1.000,00 künftig im XRechnungsformat abgerechnet werden. Eine Übersicht für die Regelungen der deutschen Bundesländer findet sich unter folgendem Link: https://www.verband-e-rechnung.org/x-rechnung/.

Wie schreibt man eine XRechnung?

Unternehmen, die nur gelegentlich eine XRechnung stellen müssen, können die Rechnungsdaten in der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes oder im Webportal der Bundesdruckerei zur Rechnungseingabe erfassen. Wichtig ist dabei die Abstimmung mit dem Rechnungsempfänger, welches dieser Portale benutzt werden soll.

Bei Nutzung von Standardsoftware im Rechnungswesen (sog. ERP-Programme bzw. DATVEV oder LEXWARE) ist das neue Rechnungsformat vielfach bereits eingebunden, wird also von der Software als Ausgabeoption zur Verfügung gestellt. Hier sollte sich das Unternehmen mit dem Hersteller der Software abstimmen, ob bzw. wann der neue Standard zur Verfügung gestellt wird. Im Ergebnis wird die Software dann einen Datensatz exportieren, der per E-Mail an den Rechnungsempfänger gesendet werden kann oder auf dessen Rechnungseingangsportal hochgeladen werden kann.

Sofern eine individuelle Softwarelösung verwendet wird, lässt sich mit der neuesten Version von ZUGFeRD eine XRechnung erstellen. Diese kostenlos zur Verfügung stehende Spezifikation muss dann in das bestehende Rechnungsprogramm integriert werden. Das wird in der Regel Programmieraufwand erfordern und sollte zeitlich mit einigem Vorlauf beauftragt werden.

Ob sich die Integration in die eigene Buchhaltungssoftware lohnt, hängt letztlich davon ab, wie häufig die elektronische Rechnungstellung benötigt wird.

Organisatorischer Handlungsbedarf

Neben dem Erzeugen und dem Versand einer XRechnung-Datei ist auch (a) deren Integration in das Mahnwesen, (b) die Archivierung und (c) die Sicherung des Rechnungssystems gegen Manipulationen zu planen. Sofern beispielsweise in der Vergangenheit Rechnungen als Papier-Duplikat abgelegt wurden, ist nach steuerlichen Dokumentationsvorschriften (GoBD) bei elektronischen Rechnungen nun die elektronische Archivierung Pflicht.

Je mehr öffentliche Auftraggeber und deren Lieferanten und Dienstleister auf das neue Rechnungsformat umsteigen, desto attraktiver wird die Nutzung auch zwischen anderen Unternehmen.

Wir unterstützen unsere Mandanten gern bei allen Fragen rund um die Einführung der XRechnung, die steuerlichen Anforderungen und die Optimierung der damit zusammenhängenden Prozesse im Rechnungswesen.