Transkription und Aufnahme von Videokonferenzen

Gesprächstranskription in Videokonferenztools, wie Microsoft Teams ist praktisch – aber nur mit klaren Spielregeln datenschutzkonform und strafrechtlich sicher.

Was Unternehmen und Organisationen wissen sollten

Jede Aufzeichnung und Transkription in Teams verarbeitet personenbezogene Daten und fällt damit in den Anwendungsbereich der DSGVO. Zusätzlich ist das gesprochene Wort nach § 201 StGB geschützt. Heimliche Aufnahmen sind danach strafbar.
Zulässig ist der Einsatz in der Regel nur mit vorheriger, dokumentierter Einwilligung aller Teilnehmenden; ein bloßes „Dabeibleiben im Call" reicht nicht. Strafrechtlich kann zwar bereits eine stillschweigende Zustimmung, etwa wenn nach einem Hinweis auf die Aufzeichnung einfach weitergesprochen wird, als ausreichend angesehen werden, während jedoch datenschutzrechtlich eine klar erkennbare und nachweisbar dokumentierte Einwilligung verlangt wird. Ausnahmsweise können sich Unternehmen auf ein berechtigtes Interesse stützen, beispielsweise für interne Schulungen.

Was technisch und organisatorisch zu regeln ist

• Aufzeichnung und Transkription sollten auf klar definierte Fälle beschränkt werden.

• Teilnehmende müssen vorab transparent informiert werden (Einladungstext, Hinweis im Meeting), inklusive Zweck, Speicherdauer und ihrer Rechte.

• Aufbewahrungsfristen und Löschroutinen für Aufzeichnungen und Transkripte sollten festgelegt und umgesetzt werden.

• Ebenso ist sicherzustellen, dass gegenüber allen Beschäftigten vollständige Transparenz besteht und sie nachvollziehen können, in welchen Situationen und zu welchen Zwecken eine Verarbeitung erfolgt. Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats sind dabei zwingend zu berücksichtigen.

Unser Angebot für Sie

• Prüfung und Gestaltung von Richtlinien für Aufzeichnung und Transkription in Microsoft Teams, inkl. Mustertexte für Einladungen und Meeting-Hinweise.

• Beratung und Erstellung bzw. Aktualisierung von Datenschutzerklärungen und Informationspflichten, u.a. für Online-Meetings, KI-Funktionen und M365-Einsatz.