Verpflichtende Einführung der eRechnung

Bedeutsamste Änderung durch das Wachstumschancengesetz im Bereich der Umsatzsteuer ist die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (eRechnung) im B2B-Bereich.

Hintergrund

Auf Grundlage der aktuellen Fassung der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSystRL) ist in § 14 UStG bislang der Vorrang der Papierrechnung vor der elektronischen Rechnung (eRechnung) geregelt. Ausstellung und Empfang einer eRechnung sind nur vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers möglich.

Im Rahmen der ViDA-Initiative (VAT in the digital age) der EU-Kommission ist die verpflichtende Verwendung der eRechnung die Vorstufe für die zu einem späteren Zeitpunkt einzuführende Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich durch Unternehmer an ein bundeseinheitliches elektronisches System der Verwaltung (Meldesystem), das u. a. die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll.

Die EU hat Deutschland ermächtigt, die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung auf nationaler Ebene auf den 1.1.2025 vorzuziehen. Auf EU-Ebene ist die Einführung für das Jahr 2028 geplant.

Was ändert sich?

In Umsetzung dieser Ermächtigung sind Unternehmer für ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze zur Ausstellung einer eRechnung verpflichtet, wenn diese Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmer erbringen. Umsätze an ausländische Unternehmer und an Endverbraucher sind von dieser Verpflichtung nicht betroffen (§ 14 Absatz 1 Satz 2 bis 8, Absatz 2, 3 und 6 Satz 2 UStG-E).

Zukünftig ist zwischen einer eRechnung und sonstigen Rechnung zu unterscheiden. In § 14 Absatz 1 UStG-E wird die eRechnung neu definiert. Nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht, und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1, CEN-Format EN 16931) entspricht, gilt als elektronische Rechnung. Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, werden unter dem neuen Begriff „sonstige Rechnung“ zusammengefasst. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach nicht als eRechnung.

Was gilt als eRechnung?

Das BMF hat in einem Schreiben vom 2.10.2023 an die Verbände bestätigt, dass folgende Formate die Anforderungen des CEN-Format EN 16931 erfüllen:

• XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt;

• ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei; ab Version 2.0.1);

• andere Rechnungsformate, die nicht explizit in dem Schreiben genannt wurden, können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.

• EDI-Verfahren in weiterentwickelter Form – Laut BMF wird aktuell an einer Lösung gearbeitet, die die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen so weit wie möglich sicherstellen soll. Dass mit der Einführung des transaktionsbezogenen Meldesystems an bestimmten EDI-Verfahren noch technische Anpassungen vorgenommen werden müssen, kann zum derzeitigen Zeitpunkt nicht gänzlich ausgeschlossen werden.

Persönlicher Anwendungsbereich – wer ist betroffen?

Die eRechnung betrifft nur Leistungen (Lieferungen und sonstige Leistungen) zwischen Unternehmern (B2B). Weiterhin müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit löst demnach keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung aus.

Ab wann gilt die eRechnungs-Pflicht?

Die Verpflichtung gilt grundsätzlich ab 1.1.2025, greift de facto aber erst später ab 1.1.2026.

• Für alle Unternehmen sind Sonstige Rechnungen bis zum 31.12.2025 zulässig (§ 27 Abs. 39 Satz 1 Nr. 1 UStG-E). Bis dahin ist die vorherige Zustimmung des Empfängers weiterhin erforderlich.

• Diese Übergangsregelung wird für kleinere Unternehmen bis zum 31.12.2026 erweitert (§ 27 Abs. 39 Satz 1 Nr. 2 UStG-E). Kleinere Unternehmen sind Unternehmen mit einem Gesamtumsatz bis zu TEUR 800 im vorangegangenen Kalenderjahr.

• Die Übermittlung über das jetzige EDI-Verfahren bleibt bis zum 31.12.2027 zulässig (§ 27 Abs. 39 Satz 1 Nr. 3 UStG-E). Der Empfänger muss in diesem Fall zustimmen.

• Ausnahmen sind weiterhin für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 Satz 4 UStDV-E) und Fahrausweise (§ 34 Satz 2 UStDV-E) zulässig. Aus Vereinfachungsgründen können Rechnungen für Beträge bis EUR 250 und Fahrausweise weiterhin in allen Formaten ausgestellt werden.

Weitere Änderungen ab 1.1.2024

• Anhebung der Ist-Besteuerungsgrenze: Die Schwelle für die Steuer nach vereinnahmten statt vereinbarten Entgelten soll von TEUR 600 auf TEUR 800 angehoben werden.

• Befreiung von Kleinunternehmern zur Abgabe von Umsatzsteuerjahreserklärungen

Stand des Gesetzgebungsverfahrens

• 15.12.2023: Bundesrat (geplant)

• 17.11.2023: 2./3. Lesung Bundestag (geplant)

• 13.10.2023: 1. Lesung Bundestag

Praxistipp

Die Umstellung der ERP-Systeme auf eRechnungen sollte in Unternehmen frühzeitig angegangen werden, da je nach Systemlandschaft erhebliche Anstrengungen zu erwarten sind; andererseits lassen sich in vielen Fällen auch Effizienzsteigerungen in der Verarbeitung von eRechnungen erzielen.

Bildnachweis:AndreyPopov/Stock-Fotografie-ID:1136317615