Reform des Nachweisgesetzes – ist bald der Vertragsschluss per E-Mail möglich?

Unbefristete Arbeitsverträge unterliegen an sich keinem Formerfordernis. Mit Wirkung seit dem 01.08.2022 gilt jedoch die vom Gesetzgeber überarbeitete Fassung des Nachweisgesetz. Diese sah bisher unter anderem vor, dass über die wesentlichen Vertragsinhalte des Arbeitsverhältnisses (bspw. die einzelnen Vergütungsbestandteile, deren Fälligkeit und Art der Auszahlung oder den jährlichen Urlaubsanspruch, aber auch die Regularien für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses) schriftlich, also von beiden Parteien auf Papier handschriftlich signiert, informiert werden muss. Da diese Information auch im Arbeitsvertrag erfolgen kann, bestand in der Praxis im Grunde das Erfordernis, Arbeitsverträge schriftlich abzuschließen, um den Nachweisgesetz zu genügen. Diese Regelung wurde bereits zum Zeitpunkt des Inkrafttretens des Nachweisgesetzes – zu Recht – als anachronistisch bezeichnet, hatten Arbeitgeber doch bereits in vielen Fällen ihre Personalabteilung weitestgehend digitalisiert. Hier schafft der Gesetzgeber nun voraussichtlich Entlastung.

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV

Die Bundesregierung hat im vergangenen Jahr bereits Eckpunkte eines „Bürokratieentlastungsgesetzes“ vorgestellt (siehe: Bürokratieentlastungsgesetz IV – Neuerungen im Arbeitsrecht geplant). Dieses wurde nun in der vergangenen Woche vom Bundeskabinett auf den Weg gebracht. Erklärtes Ziel ist seither, den digitalen Rechtsverkehr zu fördern. Hierzu wurde u.a. angekündigt, das Nachweisgesetz anzupassen. Der Referentenentwurf sah hier zunächst allerdings vor, die Schriftform (§ 126 BGB) lediglich durch die elektronische Form (§126a BGB) zu ersetzen. Begrüßenswert an diesem Vorschlag war, dass jedenfalls auf eine papierne Vertragsformvorschrift verzichtet wurde, allerdings sieht die elektronische Form eine „qualifizierte elektronische Signatur“ vor, was neben einer sicheren Signaturerstellungseinheit die Inanspruchnahme sog. Vertrauensdienstanbieter erfordern würde. Hier wäre also im Ergebnis lediglich ein Bürokratismus durch den anderen ersetzt worden.

Entscheidende Wende – die Textform kommt

Nun haben am 21.03.2024 die Fraktionen der Bundesregierung (SPD, FDP und Grüne) angekündigt, einen Passus in das Bürokratieentlastungsgesetz aufzunehmen, wonach zur Erfüllung der Vorgaben nach dem Nachweisgesetz die Textform (§ 126b BGB) genügen soll. Diese schreibt lediglich vor, dass eine lesbare Erklärung, in der die Person des erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgeben werden können muss. Damit genügt von nun an, wenn der Arbeitsvertrag z.B. per E-Mail geschlossen wird. Auch hierdurch werden die Vorgaben des Nachweisgesetz künftig erfüllt, sofern die wesentlichen Angaben zum Inhalt des Arbeitsverhältnisses im Arbeitsvertrag aufgenommen werden (vgl. § 2 NachwG), der Arbeitnehmer Zugang zu dem Dokument erhält und dieses gespeichert und ausgedruckt werden kann.

Fazit:

Die geplante Neuerung stellt einen richtigen Schritt in Richtung einer digitalen Arbeitswelt dar. Der Gesetzgeber verabschiedet sich hiermit vom vergangenen Jahrhundert und ermöglicht es Arbeitgebern, eine schlankere und bedarfsgerechtere Personalarbeit zu implementieren. Gleichwohl sind bei der Umsetzung der Vorgaben nach dem Nachweisgesetz noch nicht alle offenen Fragen geklärt. SCHOMERUS unterstützt Sie gern bei der Gestaltung rechtssicherer, moderner und auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnittener Arbeitsverträge.

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